定期検査・工場指導

「冷凍食品認定制度」認定工場の定期検査・工場指導の実施について

１．定期検査・工場指導の考え方

　社団法人日本冷凍食品協会（以下協会）では平成21年度より新たな「冷凍食品認定制度」の運用を開始しました。冷凍食品認定制度要領第２４条１項で、認定工場においては定期検査を実施する旨の規定があり、冷凍食品の認定制度規定の運用において下記の様にその頻度を規定しています。又、冷凍食品認定制度要領第２４条５項では、短縮工場において下記の様に工場指導を受ける事を規定しています。

　「冷凍食品認定制度」では認定工場が「品質管理の手引き」を元に自主的に且つ確実に基準内容の維持、改善を進める事が重要であり、定期検査により工場の状態を経時的に確認し、自主的改善では不足する内容について工場指導を行う事で管理体制の向上に努め、最終的には標準となる4年工場となる事を目標としています。
　認定工場においては、定期検査で指摘された事項に対して工場が自主的に改善を行い、そのフォローを工場指導で実施し、それを元に更に工場が改善するというサイクルを続けてゆくスタイルとなります。

 ２．定期検査の実施

 (1)改善計画の考え方
　認定、更新調査や定期検査においては、基準に合致した調査項目で調査を行っています。調査や検査で△又は×と判定された項目は、工場自らがスケジュールを定めた改善計画表を作成し、その計画に沿って改善を実行する必要があります。認定通知時に留意事項文書を送付された工場においては、その内容が特に悪かった点から、優先的に取り組む対象として下さい。
　(財)日本冷凍食品検査協会（以下検査協会）の「冷凍食品製造工場　認定調査　報告書」には基準Ⅰの11個の項目、基準Ⅱの8個の項目毎に100点換算された得点が記載されています。認定の更新期間は基準Ⅰ、Ⅱの総合点で判断されますが、4年工場では60点未満、3年工場では50点未満、2年工場では40点未満の項目がある場合、そこで規定する内容に不備が多く、早急に改善が必要との観点から留意事項としてこれを連絡しています。
　一方調査や検査で〇と判定された項目ではその基準を維持継続する事となりますが、格付依頼商品を複数のラインで生産している工場では、今回の認定調査では時間の関係上全てのラインを調査していない事、工場は常に変化している事、次回の更新からは各項目の内容が実際に運用されているかを精査する事から、次の更新調査に再び〇と判定されるとは限りません。その為項目の運用が不充分と考えられる場合は、〇と判定された内容でも改善対象として構いません。－（調査を実施していない項目であるとの表示）はその内容が対象外である事を示していますが、その後状況が変って対象となった場合は評価される事もあります。

(2)改善計画表の作成

　改善計画表の具体的な作成方法はpdfファイル「改善計画表の作成について」を確認し、pdfファイルの「改善計画表作成例」に従ってExcelファイル「記入用改善計画表」の“点数集計表”、“Ⅰ．品質・衛生管理体制に係る項目”、“Ⅱ．施設・設備に係る項目”を記入して下さい。用紙が不足した場合は、“別紙”を使用頂いて結構です。これらのファイルは、協会のホームページの「冷凍食品認定制度」内の「定期検査・工場指導」にあります。

改善計画表の作成について(PDF 92Kb)

改善計画表作成例

　　記入用改善計画表

(3)改善計画表の提出

　作成された改善計画は、連絡した期間内に協会のアドレス（jffa@reishokukyo.or.jp）へメールに添付して送付して下さい。協会において内容を確認し、提出された工場の担当者に必要に応じて問合せを行い、その後定期検査業務を協会より委託されて行う検査協会へ送信します。
　認定工場においてパソコンが無い等の理由で改善計画表が作成出来ない場合は、協会の品質・技術部（末尾参照）へ連絡下さい。紙ベースのものを改めて送付しますので、内容を記入して、連絡した期間内に協会の品質・技術部まで郵送して下さい。

(4)定期検査の実施

　初回の定期検査の訪問前に検査協会の定期検査担当者が、提出頂いた改善計画表に基づいて認定工場と打ち合わせを行ない、更に初回の定期検査訪問時に最終確認を行ないます。
　検査協会の定期検査担当者は、工場の改善計画表を元に次回の更新調査までの定期検査の検査計画を策定します。この検査計画に合わせ、留意事項や優先度の高い項目の改善状況、認定調査では〇と判定された項目の維持、運用状況をウォークスルーや文書等の確認をしながら進めます。新たに発見された指摘事項がある場合は、それも次回の改善計画に盛り込んでゆく様に工場へ伝えます。又、認定調査で確認出来なかった格付依頼製品や製造ラインについても確認を行います。4年工場では留意事項がある工場は別にして概してレベルが高いと考えられますので、専ら運用の確認を中心に検査し、3年、2年工場では改善が出来ていなかった項目から検査します。定期検査では品質管理責任者や工場長といった内容が確認できる方に立ち会って頂くと共に、場内確認の場合の案内や文書類の準備をして頂きます。

(5)定期検査の報告

　検査協会の定期検査担当者は定期検査で確認した項目の判定とその理由を記載した報告書を作成して工場へ送付します。新しい認定制度では工場の自主的な改善が重要ですので、製品検査は工程管理の確認の適否判断を目的として実施し、従来に比べてその回数は大幅に削減します。尚、工場が公的な製品検査として実施を希望する場合は、委託検査として受付けます。
　定期検査は最終的には標準である4年工場に達する為の確認となりますが、新しい認定制度への移行審査においては各項目の運用状況までは充分に確認しておりません。次回の更新審査においては運用を含めた確認となりますので、定期検査についても運用を前提としたものとして実施します。
　定期検査の詳しい内容につきましては、各工場でその内容が異なる事から、検査協会の工場担当者に内容を確認の上、準備される事をお勧めします。各認定工場の定期検査の実施日程に関しましても、担当する地域の検査協会検査所よりご連絡申し上げます。

３．工場指導の実施

(1)考え方

　 認定、更新調査並びに定期検査を通じて認定工場のレベルが評価されると共に、工場における問題点も明らかとなります。ここで述べる問題点とは、単純に△や×といった不適合の項目のみを指すものではなく、その項目が不適合に至った真の原因、例えば認定制度に対する工場の取組み姿勢やその理解度等も含まれます。
　工場が不適合とされた内容について、改善計画書で優先順位 をつけて自ら改善できればよいのですが、改善が進まない場合、また改善されてもその対応が一時的なものであり恒久的なものとならない場合、その改善支援を行うのが工場指導です。工場指導に従って認定工場は不適合状況を改善しますが、その結果は定期検査や更新検査で確認してゆきますので、工場のPDCA(Plan Do Check Action)サイクルに盛込んで下さい。
　工場指導の頻度は冷凍食品製造工場認定要領第２４条第５項に記載の通り、認定期間3年工場では年1回以上、同2年工場では年2回以上となっていますが、自主的な改善が進まず基準に達成しない事が定期検査で明らかとなった場合、規定回数以上の追加指導を工場へ依頼する場合があります。またこの規定に該当しない工場であっても、協会が必要と判断した場合、指導を行うことがあります。規定回数では改善が不十分と考え、工場が自主的に指導回数を増やして頂いても構いませんので、その際は検査協会検査所の担当者にご連絡下さい。指導対象ではない工場でも、認定の際に合せて通知した留意事項の改善が進まない場合等、指導を希望する場合は担当する検査協会検査所へご連絡下さい。
　指導の対象者は経営者を含む製造の責任者と品質管理責任者は必須ですが、指導内容よっては追加の対象者を選定する場合があり、また工場が希望する場合は対象者以外の方が参加されても結構です。1回の工場指導は原則として6時間以上となりますので、当日は時間の都合がつけられる様に手配して下さい。 

(2)指導計画

　工場指導を行うに当っては、下記に示す内容を工場指導計画書に記載し、指導に先立って工場へ送付します。また指導に際して事前に準備をお願いする場合がありますので、その節はご協力下さい。各検査所からの事前連絡により指導日程を調整する際等に、指導内容に希望がある場合は検査員に知らせて下さい。
　　　①工場の指導予定：指導日程と検査員名等
　　　②工場の基本情報：認定品目、認定または更新調査時の申請書の年間生産量と格付数量、認定または
　　　　更新認定時の点数と現在の点数（推定）、当該年度の定期検査や工場指導の回数等
　　　③工場概要：工場のレベル、問題点（不適合に至った真の原因）等を評価した内容
　　　④指導内容：改善結果を必ず確認する「改善指導」、制度や基準の解説や説明（工場が希望する教育を含
 　　　　む）を行う「基準等の説明」、これら2つに含まれない「その他」に分けた指導内容の説明　

 工場指導計画書（様式）

 (3)工場指導の実施

　指導当日は指導の目的の説明、工場指導計画書を送付する際に送ったスケジュールの確認後、スケジュールに従い工場指導計画書の指導内容に沿って指導を行います。なお工場内の巡回は指導に必要な場合は行いますが、必須ではありません。「改善指導」については結果の確認が必須となりますので、いつ迄に改善できるのか検査員に宣言して下さい。予定日以降の定期検査で改善状況を確認します。
　指導終了後に総括として工場の不適合内容や問題点（不適合に至った真の原因）の改善状況、不足内容や今後の方針等について説明します。規定回数では工場指導が不十分と考えられた場合はその点についても説明します。

(4)工場指導の報告

　工場指導計画書の「改善指導」、「基準等の説明」、「その他」に沿って、実施内容や工場が決めた改善のスケジュール、今後の方針、総括について記載した工場指導結果報告書を作成し、概ね2週間で工場へ送付します。様式は下記となります。　

  工場指導結果報告書（様式）

(社)日本冷凍食品協会　品質・技術部
〒104-0045　東京都中央区築地3-17-9  興和日東ﾋﾞﾙ4F
Tel:03-3541-3003　Fax:03-3541-3012
Mail:info@reishokukyo.or.jp