一般社団法人日本冷凍食品協会(にほんれいとうしょくひんきょうかい(略称:冷食協)英語表記:Japan Frozen Food Association)は、冷凍食品を製造する日本の企業・団体を主な会員とする業界団体です。

審査

工場認定の為の申請書を提出した後の認定調査とその内容、審査方法などについて説明しています。

1. 認定調査

(1)書類審査

認定を希望する工場は、協会HPの冷凍食品の認定制度解説「4.認定までの流れ」に記載してある通り、申請方法に従って様式1.1~1.9まで(海外工場の場合は様式2も必要です。)を記入して提出頂く必要があります。またこれら様式に加えて様式1.5に規定する各種図面、様式1.9に規定する製造工程の記録等各種の書類等が必要になります。図面には対象となる製品を製造するのに関連する範囲が全て含まれる必要があり、図面に含まれない範囲で認定証マーク付き製品を製造する場合には新たに様式5.2と必要書類を提出頂き、日食検の現地調査が必要となる場合があります。

申請に必要な様式には内容を漏れなく記入する必要があります。未記入があった場合、あるいは様式に規定する図面や書類が不足する場合は、協会事務局より申請した工場に伝えます。書類一式が揃わない場合は書類審査を行うことが出来ません。書類審査にあたり、下記の内容は必要な要件ですので、これが満たされていない場合は書類審査不合格として申請を却下することあります。予めご注意下さい。記入の仕方は協会HPの冷凍食品の認定制度「申請方法」をご覧下さい。

工場の必須要件
  • 1 様式1.2①

    基本的に格付依頼数量あるいは予定数量の合計が60t以上であること。必然的に生産数量も60t以上であること。更新審査の場合は様式8に記載することになります。

  • 2 様式1.4

     品質管理並びに品質保証を行なう部署を設置すること。当該部署は、製造部門等他部門の意見によらず製品の衛生・品質に関する判断が出来るように、組織上製造部門等他部門と切り離し、それが組織図等の文書より確認出来ること。
     なお、品質管理責任者は工場に品質管理の専任として常駐すること。他部門と兼任せざるをえない場合は、あくまで品質管理部門の仕事を優先することが規定並びに記録等から確認出来ること。また、品質管理責任者の権限には、製品の出荷停止や回収に関する内容が含まれていること。

  • 3 様式1.8②

    製品が急速凍結され、出荷まで製品品温を-18°C以下に保つこと。

  • 4 様式1.8③

    冷凍食品の衛生・品質管理の基本要件である製品等の微生物レベルを常時、適切に評価・判定するために必要な検査設備を有し、製品等の微生物レベルの評価・判定を自らの工場で実施できる検査室を原則工場敷地内に有していること。また、実際に品質や衛生管理が行われていること。

  • 5 様式2

    海外工場の場合は、会員会社の工場であること、または国内の会員企業が出資している合弁会社で、会員である合弁会社の工場であること。当該工場において、国内の会員企業が指導・管理を行っていること。国内の会員企業に当該工場の窓口を設けること。

(2)現地調査

書類審査が終了すると、工場が所在する地域を担当する日食検の検査所より、申請書を提出した工場に現地調査の日程(2日間、海外工場は3日以上)の確認が行われると共に、現地調査当日に準備頂く文書や記録類のリストが工場に送付されます。検査所が担当する地域は下表をご覧下さい。また各検査所の連絡先は日食検のHPに掲載されています(http://www.jffic.or.jp/place/)。海外工場は、協会品質・技術部が窓口となります。

検査協会各検査所の担当都道府県

検査所 担当地区
札幌 北海道
仙台 青森県
岩手県
宮城県
秋田県
山形県
福島県
東京 茨城県
栃木県
群馬県
埼玉県
千葉県
東京都
神奈川県
新潟県
山梨県
静岡県
名古屋 富山県
石川県
福井県
長野県
岐阜県
愛知県
三重県
検査所 担当地区
関西 滋賀県
京都府
大阪府
兵庫県
奈良県
和歌山県
鳥取県
島根県
岡山県
広島県
徳島県
香川県
愛媛県
高知県
福岡 山口県
福岡県
佐賀県
長崎県
熊本県
大分県
宮崎県
鹿児島県
沖縄県

また、準備頂く文書や記録類のリストは下記pdfファイルをご覧下さい。

現地調査時に準備頂く文書・記録類

現地調査は、1日目の最初に初回会議として挨拶及び自己紹介の後、調査の目的、基準、評価方法、報告書、調査スケジュール、資料準備状況の確認、機密保持等について説明します。その後、経営者(社長又は工場長等)とインタビューを行い、方針等を確認します。調査は説明したスケジュールに則って工場の外周及び内部の調査、文書、記録類の確認を行い評価します。1日目の終了時に中間報告を行い、2日目に行う内容と準備頂くものを説明します。2日目は前日の説明通りに調査を継続し、その最後に調査結果説明と質疑、調査後の流れ等を説明して終了します。一般的な実施のフローについては、下記をご覧下さい。

認定及び更新調査、初回会議、最終会議実施要領

現地調査当日は検査所の担当者(最低2名)が朝から工場にうかがい、2日(海外工場などでは、必要に応じて3日以上となる場合があります)かけて工場の調査を行います。調査する内容は以下の通り「冷凍食品認定制度」の認定基準に関するものです。新規認定では申請した品目に含まれる製品で品質、衛生、表示基準の内容も確認の上、採点が行われ、報告書が作成されます。

(3)現地調査の内容

認定の基本要件である、①品質管理部門の独立、②微生物検査室の設置、③凍結要件が満たされていることを確認しますが、これらの内容が不適合であった場合は、認定が認められませんので、ご注意下さい。

認定基準には基本要件に加えて、ソフトに関する「I.仕事の仕組みに係る基準」(以下、基準I)と「II.現場での実施・管理に係る基準」(以下、基準II)、ハードに関する「III.施設設備・機械器具に係る基準」(以下、基準III)が含まれており、基準の内容を項目別に分けて文書や記録の確認、聞き取り、製造現場での目視確認等により、基準の達成状況の確認が行われます。調査の考え方は、工場の管理体制とその運用状況について、適切な規定に則って業務が行なわれ、その結果を保管されている記録をサンプリングして確認してゆきます。

基準I、基準II、基準IIIは、下記に示す8、5、6個の大項目から構成されています。

Ⅰ. 仕事の仕組みに係る基準
  1. 企業の社会的責任
  2. 経営層の責務とガバナンス
  3. 危機管理
  4. 商品設計
  5. 工程管理のために必要な基準の作成
  6. 品質・衛生検査体制
  7. 教育と組織マネジメント
  8. 文書体系
Ⅱ. 現場での実施・管理に係る基準
  1. HACCPに基づく管理
  2. 前提条件管理(PRP・一般的衛生管理)
  3. 品質・衛生検査
  4. 教育と組織マネジメント
  5. 文書管理
Ⅲ. 施設設備・機械器具に係る基準
  1. 工場敷地内環境
  2. 作業場施設設備
  3. 保管施設
  4. 衛生設備・施設
  5. 製造設備
  6. その他の付帯設備

基準Ⅰ、Ⅱ及びⅢに含まれる個別項目数と配点

基準 Ⅰ. 仕事の仕組みに係る基準
1 2 3 4 5 6 7 8 小計
個別項目 3 6 10 4 13 3 7 1 47
配点 15 30 50 20 65 15 35 5 235
基準 Ⅱ. 現場での実施・管理に係る基準
1 2 3 4 5 小計
個別項目 20 20 8 8 4 60
配点 100 100 40 40 20 300
基準 Ⅲ. 施設設備・機械器具に係る基準 Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ
総計
1 2 3 4 5 6 小計
個別項目 4 14 8 3 21 8 58 165
配点 20 70 40 15 105 40 290 825

大項目にはそれぞれ調査項目(上記参照)が定められています。調査項目の数は大項目によって異なっており、現地調査では調査項目毎に以下の配点で判定を行い、大項目毎の評点、基準毎の評点をつけることになります。なお、平成29年〜平成31年の間は、調査項目によっては軽減措置が講じられています。

また、調査項目の内容は下記pdfファイルをご覧下さい。

現地調査で確認する個別項目の内容

(4)調査配点

調査項目は下記の基準に従って 5 点法で評価します。

  • 5点:項目の基準を満たしている。
  • 4点:項目の基準を満たしていない点がまれにあるが、直接製品の品質に悪影響を及ぼすことは考えにくい状態である。
  • 3点:ある程度項目の基準を満たしてはいるが、一部基準を満たしていないものがあり、そのことが直接製品の品質に悪影響を及ぼす可能性がある。
  • 2点:一部は項目の基準を満たしてはいるが、基準を満たしていないものが多数認められ、そのことが直接製品の品質に悪影響を及ぼす可能性が高い。
  • 1点:ほとんど項目の基準を満たしておらず、既に製品の品質に悪影響を及ぼし始めている。
  • 0点:上記に該当しないほど、全く何も配慮されていない場合、該当する項目の内容が検討すらされていない場合。

項目毎の配点は上記の表をご覧下さい。基準Ⅰは235点、基準Ⅱは300点、基準Ⅲは290点が満点となります。なお、平成29年~平成31年の間は、基準ⅠとⅡを合算する変動調整を行う場合があります。個別項目の内容が対象工場に存在せず、該当しない場合は、リスクがないものとして5点として評価します。

項目毎に個別項目の合計得点を出し、その項目の満点を分母として100点満点における得点を算出します。その際、得点の小数点第1位を四捨五入して整数を表示します。

例)調査項目数が10だが、該当しない項目が1項目あり、1項目が5点、2項目が4点。3項目が3点、2項目が2点、1項目が0点の場合。

得点:5点×(1+1)+4点×2+3点×3+2点×2+0点×1=31点

配点:5点×10=50点

1100点換算:得点(31点)×100/配点(50点)=60.2点→表記は60点

基準Iは8項目、基準IIは5項目、基準IIIは6項目において、大項目毎に配点と得点を出した上で、基準Iであれば8項目の合計、基準IIであれば5項目、基準IIIであれば6項目の合計を出します。100点換算は、配点合計を分母として100点満点とした時の、得点合計より出します。この場合は小数点第2位で切り捨て小数点第1位までを表示します。

例)基準Ⅰの1~8の大項目で、項目の得点が1~8まで次の様な得点(1:14点、2:21点、3:35点、4:19点、5:57点、6:12点、7:23点、8:3点)であった場合。

得点合計:14点+21点+35点+19点+57点+12点+23点+3点=184点

配点合計:5点×(3+6+10+4+13+3+7+1)=235点

100点換算:得点合計(184点)×100/配点合計(235点)=78.29…点
100点換算:→表記は78.2点

各基準の評点によって認定の有効期間が決まりますが、小数点第1位を四捨五入すると、例えば得点合計が79.5点以上であれば、80点未満でも80点即ち4年(標準)工場となってしまうためにこの方法で評点を計算します。

(5)認定調査報告書

検査員は現地調査により個別項目毎に判定した結果をまとめた「冷凍食品認定制度冷凍食品製造工場認定調査報告書」(以下報告書)を作成します。この報告書には個別項目毎の判定結果と、個別項目の得点が1点以下の判定の場合、チェックリストの中で軽減措置がとられた項目の評価が低い場合はその判定理由等が記載されます。記載例については下記をご覧下さい。

認定調査報告書記載例

報告書には各基準の調査項目毎の結果に加え、大項目及び基準毎の総計点数がまとめられた認定調査結果集計表(下記例参照)も添付されています。

認定調査報告書集計表例

この報告書は日食検より協会に送られ、「冷凍食品製造工場認定委員会」(以下認定委員会)で審査され、その後審査結果と共に工場へ送付されます。

なお、現地調査において基本要件や品質に重大な影響を及ぼす可能性のある項目で管理・運用に疑念がある等、認定委員会で詳細に審議すべき内容が判明した場合は、評価点の報告書とは別にその内容に関する報告書が作成されます。この場合には、工場に追加的に資料の提出を要求する場合があります。

2. 認定審査

(1)認定委員会

認定委員会は協会会長が委嘱した認定委員より構成され、認定調査報告書及び製品検査報告書、必要に応じて作成されたその他の報告書を基に、認定申請を行った工場に対して「冷凍食品製造工場認定要領」(以下要領)に従って審査を行います。

(2)審査と有効期間

審査は要領の第4及び5条に記載の通り、第2編の基準I、II、IIIの評点がいずれも60点以上で、かつ各基準の大項目の全てが30点以上であること、製品検査において品質、衛生、表示の基準が適合である場合に工場を認定します。認定基準に適合の場合は基本的に各基準の評価点に応じて有効期間の査定を行います(下表参照)。

認定基準 品質
基準
衛生
基準
表示
基準
認定の更新期間
基準Ⅰの評点 基準Ⅱの評点 基準Ⅲの評点
80点以上 80点以上 80点以上 適合 適合 適合 4年(標準)
工場
70点以上 70点以上 70点以上 適合 適合 適合 3年(短期)
工場
60点以上 60点以上 60点以上 適合 適合 適合 2年(短期)
工場

※各基準の大項目が全て30点以上であること

各基準の評点がいずれも60点以上で、かつ各基準の大項目の全てが30点以上である場合でも、基本要件が満たされていない、認定制度の要綱・要領で求められる品質保証に係わる重大な欠点があると認定委員会で判定された場合、更新有効期間が短縮される場合があります。また現地調査によって新たに要領の第11条に記載する認定の取消しに該当する内容が判明した場合は、基準適合の有無に依らず、認定不適合となる場合があります。また不適合に加え一定期間認定を認めない欠格期間が加わることもありますので、十分注意して下さい。

(3)留意事項

有効期間の査定は各基準の評価点によって決まりますが、この評価点は基準Iは8項目、基準IIは5項目、基準IIIは6項目それぞれの総合的な点数であるため、基準ごとの合計では点数が高くても個別項目の点数が極めて低い場合があります。

このため認定委員会では、自主的に改善を進めるにあたって、優先的に改善に取り組むべき内容として留意事項を設定することがあります。留意事項は有効期間4年の工場では大項目の内60点未満である項目を、有効期間3年の工場は50点未満、2年工場では40点未満の項目となります。本来、各基準の評価点は60点未満の場合に不適合となることから、個別項目も60点未満を対象とすべきですが、3年あるいは2年工場では該当項目が多くなり、重点的な改善が進まない恐れがあるため差異を設けています。なお、規定の点数以上でも個別項目に重大な不適合がある場合は留意事項とすることがあります。

留意事項は認定通知を行うのと同時に、文書にて対象工場へお知らせします。留意事項は定期検査の際にも優先的に確認され、自主的な改善が進まない場合は工場指導のない4年工場であっても追加の対応を指導する場合があります。

3. 認定更新審査

認定工場には有効期間(2~4年)が査定されますので、有効期間終了後も引き続き認定を求める場合は認定の更新審査を受け、新たに有効期間の査定を受ける必要があります。

更新を行うには、申請方法に従って様式8、9並びに工場の組織図、図面、その他調査に必要と思われる書類の書類審査を行います。

書類審査の後は、“1.現地調査”の内容と同じ現地調査が行われ、“2.認定審査”と同じように認定委員会により更新認定の審査が行われます。なお報告書は認定調査報告書ではなく、更新調査報告書と記載されています。

4. 認定品目の追加及び認定範囲の変更又は拡大

1 認定品目の追加

認定の申請に際して、新規認定の場合は様式1.2で認定を受けたい冷凍食品の品目を申請しますが、更新認定時には様式8で現在の認定品目に加えて、新たな品目の追加認定について申請することができます。この場合、更新調査報告書に結果が記載され、審査も更新審査と合わせて行われます。

一方、更新審査を待たず認定品目の追加を行いたい場合は、様式5にその旨を記載して申請をすることができます。この場合は、様式5に加えて申請方法に従って必要な書類を提出頂き、書類審査を行い、その“1.認定調査”の内容と同じ調査(それ以前に行われた認定又は更新調査結果と共通の部分は評価されません。)が行われ、“2.認定審査”と同じように認定委員会により追加品目の認定が審査されます。

品目の追加が認定された場合は、現状の認定品目に対する追加認定となりますので、認定の有効期間は既に査定されている有効期間と同じになります。

2 認定範囲の変更又は拡大

認定の申請に際して届けた品目は同じだが、認定対象となった範囲を変更又は拡大したい場合は、様式5.2にその旨を記載して申請をすることができます。なお、ここでいう範囲とは単なる場所という概念ではなく、施設・設備も含まれています。重要な工程の設備や工場施設の変更がある場合は届出が必要です。品目追加時に範囲の拡大が含まれることがありますが、この場合は様式5に加え、図面を提出頂ければ結構です。

様式5.2に加えて申請方法に従って必要な書類を提出頂き、書類審査を行いますが、その後は範囲の変更や拡大の状況によって、定期検査時に現地で内容を確認するに留まったり、“1.認定調査”の内容と同じ調査が行われる場合もあります。認定審査も状況に応じて、事務局の判断により、“2.認定審査”と同じように認定委員会により範囲の変更や拡大の認定が審査される場合があります。

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