冷凍食品認定制度では、認定工場より毎週FAXにて格付数量の報告を受けています。この報告について、入力作業の軽減のため、平成27年1月生産報告分より、電子ファイルによる報告に変更して運用することとしましたので、お知らせします。

1.背景

冷凍食品認定制度では、認定工場から(一財)日本冷凍食品検査協会(以下、「冷検協」と示す)に対して、様式4.1冷凍食品格付依頼書(紙面)で報告される格付数量に基づき、認定証票使用料が冷検協より請求されます。現在は、認定工場で製品毎の格付数量を生産日毎に記入し、週単位に合計し報告して頂いています。一方、冷検協では、報告を基に銘柄コード毎、月単位に合計し直しており、認定工場及び冷検協ともに集計上多大な労力がかかっています。

そのため、認定工場及び冷検協における格付報告集計業務を簡素化することを目的とし、併せて各々の認定工場で生産されている製品の銘柄コード及び格付数量を正しく把握するため、平成27年1月報告分より、製品毎、種類毎の月単位の格付生産数量を電子ファイル(Excel)に入力し、メールに添付して報告する方法に変更することとしました。

本年8月より、50工場を選定し、格付報告方法を変更して先行運用していましたが、今回、全ての認定工場に適用することとしましたので、その詳細をホームページに掲載します。

2.変更内容

格付報告の変更点を以下に示します。

①報告様式の変更

以下を実施することにより、紙面もしくはFAXによる報告から、Excelシートを電子メールに添付して報告する方法に変更します。

  • 従来の報告様式4.1冷凍食品格付依頼書(紙面)を格付報告書(Excel)に変更します。
  • 格付報告書(Excel)の「様式4.2格付製品リスト」シートに製品毎の格付数量を入力すれば、自動的に銘柄コード別、種類別の生産数量が自動的に合算された「様式4.3冷凍食品格付依頼書」シートが自動作成されるように変更します。

②報告方法の変更

認定工場からの格付数量報告単位を1ヶ月単位に変更します。

3.認定工場への依頼事項

平成27年1月報告分からの変更に先立ち、認定工場には以下の準備を実施いただく必要があります。

①格付製品リストアップ(11月21日迄)

認定工場で格付製品をリストアップし、格付報告書(Excel)に製品名、銘柄コードなどを入力して、冷検協に送付ください。なお、この目的は、認定工場における格付製品の名称と銘柄コードを正しく把握するためです。

②冷検協でリスト確認後返信(12月20日迄)

冷検協で認定工場より送付された格付報告書(Excel)を確認し、平成27年1月以降の報告書式として、格付報告書(Excel)を電子メールにて当該認定工場に返信します。必要があれば修正します。

4.新たな方法による格付報告の開始時の注意事項

平成27年1月報告分からは、3.②で冷検協より返信された格付報告書(Excel)に格付数量を入力の上、電子メールにて報告を実施してください。

なお、冷検協より返信された後に格付製品の追加廃止があった場合には、資料2「新格付報告実施要領」に沿って格付報告書(Excel)を修正更新して報告を実施してください。

正式運用する格付報告書(Excel)は、「申請方法」ページ に、
入力マニュアル「新格付報告要領」は、「格付検査ページ」 に掲載しています。

 

なお、御不明な点につきましては、貴工場を管轄する冷検協の検査所までお問い合わせください。