申請方法

「冷凍食品認定制度」により工場の認定を受ける為の申請書と、その書き方や注意事項を紹介しています。

冷凍食品製造工場認定申請書等の様式集と注意事項

申請書と記入例を示したEXCELファイルを用意していますのでダウンロードしてご利用ください。

様式１

[申請書ファイル](EXCEL 132Kb)　　[記入例ファイル](PDF 472Kb)

様式1．1　　冷凍食品製造工場認定申請書
様式1．2　　申請書類（工場の名称及び住所等）
様式1．3　　申請書類（品質管理責任者及び補佐員）
様式1．4　　申請書類（組織図及び区分ごとの人員）
様式1．5　　申請書類（工場立地図及び機械配置図等）
様式1．6　　申請書類（認定基準に定める各事項について(その１)）
様式1．7　　申請書類（認定基準に定める各事項について(その２)）
様式1．8　　申請書類（認定基準に定める各事項について(その３)）
様式1．9　　申請書類（認定申請書別添書類等）

 

様式２〜１３

[申請書ファイル](EXCEL 80Kb)　　[記入例ファイル](PDf 1Mb)

様式2　　　 海外冷凍食品製造工場の認定条件の申請
様式3　　　 品質管理責任者の変更届
様式4．1　　冷凍食品格付依頼書
様式5　　　 認定品目の追加に関する審査依頼書
様式5. 2　　認定範囲の変更若しくは拡大に関する審査依頼書
様式6　　　 冷凍食品格付検査成績書
様式7　　　 冷凍食品製造工場認定申請書記載事項の変更届
様式8　　　 冷凍食品製造工場認定更新申請書（その１）
様式9　　　 冷凍食品製造工場認定更新申請書（その２）
様式11　　　冷凍食品製造工場認定取下げ届
様式12　　　認定工場証紛失届
様式13　　　認定工場証再交付願

 

申請書を記入、提出するに当たっての注意事項

  1. 様式１．１
    • 住所には工場ではなく、法人の本社の住所と名称を記入下さい。
    • 代表者は工場ではなく法人の代表者名を記入し、その前には「代表取締役社長」といった役職名も忘れず記入下さい。
    • 印は代表者印を捺印下さい。申請書は３部提出頂きますが、印は全てに押して下さい。コピーは認めません。
    • 右上の提出日を必ず記入下さい。認定の通知に必要となります。
  2. 様式１．２
    • 法人名と工場名が同じ場合でも必ず記入下さい。
    • 工場の住所が法人の本社の住所と同じ場合でも必ず記入下さい。
    • 品質管理責任者は品質管理部門の長が望ましく、従業員が少ない場合でも出来るだけ製造部門とは別の方を選定下さい。
    • 格付依頼数量は合計で６０ｔ以上ないと申請を受け付ける事が出来ませんので注意下さい。申請した年度、更新を前倒しで行う場合は翌年度の格付依頼数量が６０ｔなかった場合は認定が取り消される場合がありますので、ご注意下さい。
    • 認定を受けたい冷凍食品は、必ず格付依頼数量を記入下さい。生産していても格付依頼数量のない種類の冷凍食品は認定を受ける事が出来ません。
    • 工場長、品質管理責任者の方にメールアドレスがある場合は、名前の下にアドレスを記入下さい。
  3. 様式１．３
    • 品質管理責任者の教育・経験の有無は調査時には点数の対象となりますが、申請書では有無を明確にして頂ければ結構です。教育・経験の有無は社外、社内どちらのものでも結構です。
    • 補佐員は必須ではありませんので、いなければ無記入でも結構です。
  4. 様式１．４
    • 人員の合計が未記入だったり計算が合わない場合がありますのでご注意下さい。
    • 組織図には部門とその人数が判る様に記入し、特に品質管理部門の位置づけを明らかにして下さい。また品質管理責任者が組織のどこにいるのか、またその氏名も記入下さい。
  5. 様式１．５
    • 工場立地図面は敷地図面を中心にその周囲の環境、例えば果樹園が多い→防虫が重要といった内容が判るものとして下さい。また拡大し過ぎた図面では判り難いのでご注意下さい。敷地内の図面には、排水処理施設、井戸、品質管理室（微生物検査室）の位置を記入下さい。
    • 機械配置図には主だった機械や設備の名称（何をする機械か、何の作業をするかでも可）を記入して下さい。生産品目によって機械の配置が変る様な場合は、代表的な製品を作る際の配置図で表して下さい。
    • ゾーニング図は清潔作業区、準清潔作業区、汚染作業区、又は清潔作業区、汚染作業区という汚染程度が分かる様にして下さい。作業領域のみの記載では状況が判りません。色分けした場合は白黒コピーではそれが判らなくなりますので、３部ともカラーにするか、斜線等で白黒コピーでも分かるものとして記入下さい。

      • 人の動線図は現場内だけでなく、更衣室を経て現場への入退場が分かるもの、物の動線図は原料の入庫・保管から現場への搬入、製品の保管、出荷も分かる様にして下さい。
  6. 様式１．６
    • はいと記入頂いた場合は必ず確認事項にその内容を記入下さい。
    • (7)、(11)の原材料供給者の選定を担当する部門の名称、(12)の原材料の受け入れを担当する部門の名称、(13)の製品管理を担当する部門の名称、(14)のトレーサビリティーを担当する部門の名称については、各項目がいいえの場合でも内容を確認事項に記入下さい。担当部門がない場合は、確認事項に担当する部門がない、実施していない等実態を記入下さい。
    • (15)は製品を名義変更せずに外部業者の冷凍庫で保管し、そこより出荷する場合、はいとなります。この場合は、外部業者の冷凍庫の温度管理記録を３日分提出下さい。
  7. 様式１．７
    • はいと記入頂いた場合は必ず確認事項にその内容を記入下さい。
    • (19)のHACCP認証取得の有無、(22)の外部委託業者名及び主な委託内容、(23)の使用水の種類、井戸水、その他の用水の場合、飲用適と認めた試験結果の有無、給水口における飲用水と非飲用水との区別の表示、貯水タンクの使用、(24)の排水処理施設の有無については、文書化の有無等に依らず記入をして下さい。
  8. 様式１．８
    • 凍結設備の凍結温度は、急速凍結機の設定の温度を記入下さい。農産冷凍食品、水産冷凍食品のリパックのみを行い、急速凍結機が無い場合はその旨記載下さい。
    • 品質管理室、微生物検査室は必須条件です。無の場合申請は認められません。同一の敷地内に複数工場があり、別工場でまとめて検査を行っている場合は無でも認める場合がありますので、申請前に協会にお問合せ下さい。
    • 微生物試験用の試料調製器（ストマッカー等）、恒温器、微生物試験用器具類は必須です。これらが無い場合は原則として申請が認められません。
  9. 様式１．９
    • 製造工程管理表は必ず提出下さい。複数ラインがある場合は認定証票を付する製品を製造するライン全ての工程管理表を提出下さい。各ラインでは認定証票を付する代表的な製品１品のもので結構です。製造工程管理表には各製造工程における管理項目、基準、記録様式の名称が記載されている事が必要です。
    • 製造工程における品質及び衛生管理の実施状況とは、製造工程管理表に記載の各工程の記録（日報）の事で、複数ラインがある場合は各ラインで認定証票を付する製品代表的な製品１品のものを３日分でよいので提出下さい。必要な記録は、原料受入時の原料の確認の記録（包装や温度の記載があるもの）、原料の冷蔵・冷凍保管庫の温度管理記録、原料の解凍温度や時間の記録、原料加熱処理時の温度記録、製品の急速凍結時の温度記録（急速凍結装置の実測凍結温度、凍結時間並びに製品の凍結後芯温。常態的に芯温を計測していない場合は、急速凍結機の温度と時間で芯温が－１８℃以下となる科学的な裏付けのデータ。急速凍結時に芯温が－１８℃以下とならない場合は申請前に協会に相談下さい。）、金探や軟X線装置等の感度の確認記録（定期的なテストピースでの確認）と排除記録、包装時の賞味期限印字の確認記録等ですが、日報類が多い場合は協会へ提出前に相談下さい。基本的には製品の品質や衛生に影響するため管理される記録となります。
    • 申請工場において実施した製品の品質検査（品位、規格等の検査）及び微生物試験の結果を３日分提出下さい。理化学試験を実施している場合はこちらの記録も合わせて提出下さい。
    • 交付された営業許可証を全て提出下さい。尚期限が切れているものは認めません。食品の冷蔵・冷凍業の営業許可証が交付されない場合はその旨を文書に書いて提出下さい。
    • 各ラインで認定証票を付する代表的な製品の一括表示部が分かる包材若しくはそのコピーを提出下さい。
  10. 様式２
    • 海外の工場については、日本側の企業が指導・管理をしている事が判る体制の組織図（現地駐在員を含む）を必ず提出下さい。
    • 日本側の企業による管理が出来ている事を示す結果として定期的な監査や指導等の回数を記載して下さい。その際の議事録や、改善指示に対する改善報告等も例として１部で良いので添付して下さい。
  11. 様式３
    • 品質管理責任者が変更となった場合は早急に提出下さい。これ以外にも様式１．３並びに様式７も合わせて提出下さい。
  12. 様式４．１
    • 例に従って必須項目は必ず記入下さい。
    • 年間の格付依頼数量が６０ｔに満たない場合は、認定が取り消される場合がありますので御注意下さい。
    • 記入法に不明な点がある場合は、 (財)日本冷凍食品検査協会の各検査所にお問合せ下さい。
  13. 様式５
    • 現在の認定品目に加えて、追加で別品目の冷凍食品の認定を行いたい場合は提出下さい。
    • 品目によって認定内容が異なる場合があるので、以前の申請で提出した様式１．２～１．９の内容と異なる部分については改めて３部を提出下さい。様式１.９（日報類は３日分）に関する資料は３部提出頂きますが、以前の申請で提出したものと共通する部分（例えば原料保管庫や製品保管庫の温度管理日報等）は求めません。
    • 費用も含め、詳細は品質・技術部にお問合せ下さい。
  14. 様式５．２
    • 現在の認定品目と同じだが、認定対象となった場所を変更、又は増加したい場合に提出する。
    • 様式１．５で認定対象となった場所でそこを対象から外したり、新たに追加したい場所が判る図面を３部提出する。新たな場所について、認定に際して提出したゾーニング図や動線図に記載がない場合はこれも３部提出する。
    • 新たに追加したい場所における様式１．９の製造工程における品質及び衛生管理の実施状況を３日分、３部提出する。尚、現在認定となった際に提出した資料と同じものは必要ない（例えば原料保管庫や製品保管庫の温度管理日報等）。
    • 詳細は品質・技術部にお問合せ下さい。
  15. 様式６
    • 例に従って必須項目は必ず記入下さい。
    • 記入法に不明な点がある場合は、 (財)日本冷凍食品検査協会の各検査所にお問合せ下さい。
  16. 様式７
    • 様式１．１～１．９、２の内容に変更がある場合は、この様式に記入して協会に３部を提出下さい。基準には検査協会となっておりますが、協会の品質・技術部まで提出でお願い致します。品質管理責任者を変更する場合は、これに加え様式１．３と様式３も提出下さい。
    • 旧認定制度では、同じ種類の冷凍食品について工場の別ラインや別棟で製造する場合はこの変更届を提出頂くだけでしたが、新認定制度では手順が変更になり、様式５．２を提出頂くことになります。様式５．２の項をご覧下さい。
  17. 様式８，９
    • 更新審査の場合は、この２枚の書類を記入し３部を協会へ提出して下さい。様式９の受検率、品目率には計算式が入っていますので、生産数量、格付依頼数量に半角の数字を記入すると自動的に計算が行われます。尚、前回認定より更新審査の間に様式１．１～１．９の内容に変更があった場合は、様式７の事前提出が更新審査の依頼に先行として必須となります。必要に応じて様式８，９以外にも資料等の提出をお願いする場合があり、その際は工場に連絡をしますので追加資料等を協会へ送付して下さい。
    • 更新審査も基準に記載の通り、認定の調査、審査が行われます。
  18. 様式１１
    • 認定を受けた会員の製造工場が認定を取下げる場合は、本様式に記入し、３部を協会へ提出して下さい。
    • 届を出す際には、認定証書も合わせてご返送下さい。
    • 工場認定を取下げるだけでは、協会からの脱会とはなりません。脱会も希望の場合は、協会総務部へ連絡して退会届を提出頂く必要があります。
  19. 様式１２、１３
    • 認定証書を紛失したり、再発行が必要時はその理由と共に本様式に記入し、１部を協会へ提出して下さい。
    • 再発行する場合には、現在手元にある認定証書を届と同時に返送下さい。

※全体

  • 記入例や注意事項に従って全て記入し、漏れがない様にして下さい。記載漏れがある場合、その修正がされないと書類は受理出来ません。
  • 代表者印は必要な箇所全てに捺印し、印をおした書類のコピーは認められませんので、ご注意下さい。
  • その他記入に際してご質問がある場合は協会の品質・技術部（電話：03-3541-3003）までご連絡下さい。

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